8(800)350-83-64

Запись о приеме на работу в трудовой книжке: рекомендации по оформлению

Содержание

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Образец заполнения и оформления трудовой книжки

Образец титульного листа

Сведения о работе

Увольнение

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Правила оформления трудовой книжки при приёме на работу

Главным атрибутом при первом официальном устройстве на работу должна быть трудовая книжка. Будущий сотрудник предоставляет чистый её бланк или получает от компании, а кадровый работник заполняет. Также все сведения переносятся в специальный журнал, где ведутся записи о трудовых книжках работников. Этот документ хранится всё время у работодателя, пока человек работает у него.

Первичное заполнение трудовой книжки

Сначала заполняется титульная страница, данные переносятся обязательно с документа, который подтверждает личность, во избежание ошибок. На первой странице указываются — ФИО, дата рождения, наличие образования и профессии, когда была заполнена книга, роспись владельца трудовой книжки и роспись ответственного за документ.

К трудовой книжке прилагаются вкладыши, в которых записывают: порядковый номер, дату, когда был устроен работник, рабочие сведения, дата и номер документа, на основе которого принят сотрудник на работу.

После увольнения, трудовая книжка отдаётся на руки под подпись её владельцу.

В процессе трудового стажа возникают различные рабочие ситуации – увольнение, повышение по карьерной лестнице, желание дополнительного заработка и прочее. Любое событие, связанное с рабочим процессом фиксируется записью в трудовой книжке для сохранения трудового стажа.

Особенности оформления

Если работник собирается перевестись на работу к другому работодателю, он должен на нынешнем месте работы подать об этом просьбу в письменном виде.

В случае такого увольнения требуется взаимное согласие всех сторон, особенно нынешнего работодателя. Если же случается так, что он против, тогда пишется заявление об увольнении по собственному желанию и тогда работодатель не вправе отказать от права уволится.

Во избежание возможных конфликтов соблюдаются условия увольнения в порядке перевода:

  • Оформляется письменное заявление от работника о просьбе перевести его к другому работодателю.
  • Работник в своём заявлении о переводе прилагает пригласительное письмо, которое получил у предполагаемого работодателя.
  • Взаимное согласие работодателя об увольнении работника.

Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке. У нового работодателя делается аналогичная запись только о приёме на работу в порядке перевода.

Оформление о переводе на другую должность

Перевод сотрудника на другую должность осуществляется при подаче от него заявления. После этого работодателем создаётся приказ. Операция отображается в трудовой книжке.

  • Под № 1 указывается запись под порядковым номером.
  • Под № 2 дата перевода на другую должность с указанием приказа или распоряжения.
  • Под № 3 запись о переводе на новую должность с указанием квалификации, если есть такова.
  • Под № 4 номер приказа, который ссылается на дату, когда был сделан перевод работника.

Если перевод на новую должность осуществляется на том же предприятии, тогда печать организации в трудовой книжке не нужна.

Оформление на условиях внутреннего совместительства

Если работник нуждается в дополнительном заработке помимо основного, он может делать дополнительную работу у своего работодателя. При этом на законных основаниях оформляется внутреннее совместительство. Для этого следует сделать:

  • оформить заявление о приёме на работу по совместительству;
  • заключить договор с работодателем, указавшим эту работу совместительством;
  • в течение трёх дней, ознакомится под подпись с приказом о приёме на работу по совместительству;
  • получить карточку и табельный номер;
  • при желании иметь запись в трудовой книжке о работе по совместительству надо подать заявление с прошением или сделать это в устной форме;

Оформление на условиях внешнего совместительства

Если есть возможность выполнять работу, которая оплачивается, помимо основной работы в другой организации оформляется внешнее совместительство. При этом следует узаконить трудоустройство, придерживаясь следующих пунктов:

  • Предоставление документов, удостоверяющие личность, образования. Справку о том, что основная работа не связана с вредными или опасными условиями труда.
  • Получение заявления от внешнего совместителя о приёме на работу.
  • Ознакомление под подпись с внутренними обязанностями, актами.
  • Составление трудового договора с указанием, что работа будет совместительством.
  • Ознакомление работника с приказом о приёме на работу по совместительству.
  • Заведение на работника карточки и табельного номера.
  • Информация о работе по внешнему совместительству делается на основном месте работы. Такая запись делается по желанию работника.

Оформление на работу в филиал

Если работника переводят работать в филиал, тогда выполняется запись в трудовой книжке. Обычно организации используют два варианта записи указания филиала. К примеру:

  • Название в заголовке: Принят в Омский филиал № 1 в экономический отдел на должность главного бухгалтера.
  • Название в самой записи: Омский филиал № 1 Принят в экономический отдел на должность главного бухгалтера.

Трудовые книжки хранятся в главном отделении компании, но если филиал находится далеко, тогда трудовые книжки переводятся на хранение в филиал. По приказу работодателя назначается ответственный за их ведение.

Оформление в структурном подразделении

Компания может иметь не только филиалы и отделения, но и цеха, отделы, участки, которые называются структурными подразделениями.

Работает в определённом подразделении, которое включено в трудовой договор, в таком случаи в трудовую книжку делается запись.

В трудовом договоре указываются только те подразделения, которые находится далеко от главной компании.

Оформление с трудовой функцией, на конкретный вид работы

После подачи всех нужных документов, паспорта, заявления, в котором отображается просьба об устройстве на работу. Издаётся приказ работодателем о принятии сотрудника на работу. Делается запись в трудовой книжке с указанием конкретных трудовых функций с указанием номера приказа на основании которого принят сотрудник на работу.

Оформление о назначении директором

Директор является также работником предприятия и, безусловно, запись в трудовой книжке обязательна.

Работник, получивший должность директора, обязан ознакомиться с приказом о назначении, со всеми нормативными актами. В трудовой книжке делается запись, возможно два варианта формулировки:

  • Принят в должность директора.
  • Назначен на должность директора.

Оба варианта считаются правильными. Но зачастую используется именно второй вариант.

Оформление на работу к индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель, обязан заводить на работника, который проработал свыше пяти дней, трудовую книжку:

  • В трудовой книжке указывается полное наименование ИП.
  • Дата, когда был принят работник, должность и прочие данные.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку, работодателю следует составить акт, в присутствии свидетелей, о том, что работник отказался оформлять трудовую книжку. Эта процедура делается во избежание административного наказания.

ИП первое место работы, тогда работодатель заводит новую трудовую книжку.

Оформление по срочному договору

Оформление по срочному договору происходит тогда, когда работник устраивается на небольшой срок работы. К ним относятся сезонные работы, временная замена сотрудника в декретном отпуске и т. д.

Оформляя трудовую книжку, заметка о работе по трудовому договору не ставится. Запись вносится в трудовую книжку по истечении пяти дней работы сотрудника.

Заполнение трудовой книжки выполняется, соответствуя её пунктам

Работодатель обязан за три дня до окончания срока договора сообщить сотрудника об увольнении. Если этого не сделать, тогда договор теряет силу и увольнение не происходит в день окончания договора.

Распространённые ошибки

Допущение опечаток в написании фамилии, имени случается в том случае, когда в трудовую книжку вносятся записи со слов работника. Следует все отметки выполнять с документа, подтверждающего личность.

Недопустимое ведение трудовой книжки работодателем, которое является физическим лицом, право на это имеет только индивидуальный предприниматель.

Не допускаются сокращения слов при заполнении трудовой книжки.

Вкладыш не заполнен соответственно трудовой книжке. Это также считается документом и следует выполнять в нём все записи, которые были сделаны в трудовой книжке.

В случае неправильного заполнения в дальнейшем у работника могут возникнуть проблемы с:

  • новой работой;
  • проблемы при оформлении пенсии;

Для работодателя это грозит административным штрафом.

Итак, любые действия, произведенные по отношению к работнику на предприятии фиксируются в трудовой книжке:

  • Увольнение в порядке перевода отображается в трудовой книжке.
  • По запросу работника делаются записи о внутреннем или внешнем совместительстве.
  • При переводе в филиал выполняется запись. Трудовая книжка может храниться в филиале, если он находится далеко от главного офиса.
  • Физическое лицо, которое является индивидуальным предпринимателем имеет право заполнять и хранить у себя трудовые книжки.

Во избежание ошибок при заполнении трудовой книжки следует все данные о работнике переносить с документа, а не с его слов.

Трудовые книжки хранятся у работодателя, при увольнении уволившийся работник получает её на руки под подпись.

Источник: http://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/oformleniei-pri-priyome.html

Правила заполнения трудовой книжки

Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки,  мы разберем в сегодняшней статье.

Инструкция по заполнению титульного листа

Данные на титульном листе:

  1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
  2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
  3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
  4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
  5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
  6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
  7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
  8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

  1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
  2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е.

    , к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.

  3. Дата.

    Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.

  4. Запись об оформлении на работу.

    Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.

  5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки.

    Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Пример заполнения данных о приеме на работу

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

  1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
  2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
  3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
  4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

  1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
  2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
  3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
  4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
  5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер».

Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об исправлениях в трудовой книжке.

Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

  1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
  2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
  3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
  4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.

Источник: http://MirBlankov.ru/pravila-zapolneniya-trudovoj-knizhki/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.