Как заполнить табель учета рабочего времени: рекомендации и образец

Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм Т-12, Т-13 и 0504421

Учет рабочего времени — очень важная задача.

Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.

Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов).

Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

• таблица существует в единственном экземпляре;
• заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
• запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

• ведется в единственном экземпляре;
• открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421  можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

 По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

 За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

 Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

— составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

Источник: http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Как заполнить табель рабочего времени

Табель учёта рабочего времени создан специально для отметок обо всём отработанном времени наёмного работника на предприятии. Заполняется он специально уполномоченным лицом, исправления и ошибки в документе недопустимы. В дальнейшем, табель играет основную роль, при расчёте заработной платы работнику, а также при составлении статистической отчётности.

Следует знать, что табели N Т-13 законодательно необязательны, однако, учёт посещаемости работодатель вести обязан, согласно части 4 статьи 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Значит, при желании, вы можете использовать другие методы. В этой статье вы научитесь заполнять табель учёта рабочего времени  N Т-13.

Сам табель представляет из себя один лист в программе Excel, заполняется электронно либо вручную на распечатанном листе. Есть два основных способа заполнения:

• полное заполнение — когда отмечаются и явки, и неявки;
• заполнение только неявок и опозданий.

Заполните шапку файла: укажите наименование организации и структурное подразделение, на которое этот табель выдается.

В правом углу не забудьте вписать код ОКПО, он составляет восемь символов для юридических лиц и десять — для ИП.
Дату составления и порядковый номер ставят не всегда сразу, обычно, это последний день отчётного месяца.

В самом бланке вы вписываете порядковый номер в первом столбце, имя работника и его должность — во втором. В третьем столбике запишите его табельный номер, который был присвоен с самого первого дня работы на предприятии.

Далее вы указываете в ячейках сокращенный вид деятельности работника, каждому дню соответствует своя ячейка. Полный список сокращений:

• ОТ — отпуск, который полностью оплачивается;
• ОД — оплата дополнительно;
• ДО — административный отпуск. Заработная плата не сохраняется;
• У  — учебный отгул, при котором сохраняется ЗП, то есть, сессия;
• УВ — учёба без дополнительных выходных или отпускных дней;
• УД — время, на которое уезжал учиться сотрудник, без денежной компенсации;
• Р  — отдых беременных женщин и период родов;
• ОЖ — уход за ребёнком;
• Я — обычная рабочая смена в дневное время;
• Н — в ночное;
• РВ — работа в выходные и праздники;
• С — сокращённый день;
• ВМ — работал методом вахты;
• Б — официальные дни, проведенные на больничном, денежно покрываются;
• Т — без пособия;
• ЛЧ — короткий день;
• ПР — прогулял без причин.

На данном примере Петров А.А. работал в дневную смену по восемь часов, затем, имел несколько дней командировки, выходных и оплачиваемый отпуск.

Под полем № 5 указывается количество часов и полных дней за каждые полмесяца, которые работал сотрудник.

Под графой № 6 эти результаты суммируются.

В седьмом столбце записываются специальные коды видов оплаты, наиболее используемые:

• 2000 — обычные трудовые ежемесячные выплаты;
• 2010 — оплата по договору;
• 2012 — все выплаты отпускных;
• 2300 — оплачиваемые и неоплачиваемые больничные;
• 2530 — если выплаты производятся натуральной формой;
• 2760 — однократное пособие при увольнении;
• 3020 — весь процент с вкладов.

Все коды вы можете узнать в специальном перечне на официальном сайте образцов T-13, а также непосредственно при сдаче отчётности. Но помните, что исправления будут недопустимы.

Последующие поля предназначены для обозначения счёта, с которого списывается заработная плата работнику, а также количества часов, согласно коду вида оплаты труда.

Например, в данном случае, корреспондирующий счёт на фирме имеет номер «44», в отпуске работник пробыл десять часов, а на своём рабочем месте — пятнадцать.

Счёт указан один и тот же в обоих полях, что указывает на то, что сотрудник получает и отпускные, и зарплату с одного банковского счёта предприятие. Это вполне законно, если они оба зарегистрированы и указаны в сметах.

В столбцах 10 — 12 указывается количество дней и часов отсутствия работника на своём месте с кодом причины. В данном примере, сотрудник пробыл три дня в командировке, о чем свидетельствует буква «К», и десять — в отпуске.

В самом низу ставится подпись, дата и название должности. Сделать это может либо кадровый работник, либо руководитель отдела, в некоторых случаях специальный сотрудник, ответственный за ведение.

Печать предприятия ставится с двух сторон табеля.

Помните, что ведение отчётности является обязательным и установлено законодательно. Бланк N T-13 является самым распространённым способом для этого.

Источник: http://SovetClub.ru/kak-zapolnit-tabel-rabochego-vremeni

Форма Т-13. Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины.

Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13.

Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 — образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО,  должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6.

В пятой — в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца.

В шестой — указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени  для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней  отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Источник: http://online-buhuchet.ru/zapolnyaem-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-forma-t-13/

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты, размер которой зависит от буквенного обозначения того или иного периода.

Также именно табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива — от больничных и отпусков до сверхурочных и командировок. Именно поэтому так важно знать, как правильно его заполнить, чтобы не нарушить ни нормы закона, ни права тружеников.

Что это за документ?

Согласно норм, закрепленных в ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника, а также учет всех периодов, в течение которых за работником сохранялось его рабочее место. И на основании п.2 Постановления Госкомстата №1 учет обязаны вести во всех учреждениях независимо от формы собственности посредством заполнения установленной формы табеля.

Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом, а именно тем же Постановлением Госкомстата № 1.

Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха, а также иных периодов на основании распорядительных документов и с момента трудоустройства работника.

Зачем нужен?

Прежде всего, табель учета предназначен для ежедневной фиксации присутствия либо отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также ежемесячного суммирования отработанного времени, в соответствии с которым уже и рассчитывается оплата труда за расчетный период. Ведь сотрудники не только отрабатывают положенное количество часов каждую смену, но и направляются в командировки, болеют, используют отпуска как ежегодные, так и административные.

Также работники могут быть привлечены к работе в законный выходной либо отработать сверхурочно, могут быть отстранены от работы либо переведены на сокращенный график, что приведет к изменению количества установленной нормы рабочих часов, которую нужно отразить для правильного расчета зарплаты.

Если за фактически отработанные часы оплата исчисляется в соответствии с окладной системой либо почасовой, то для оплаты отпусков и больничных предусмотрен уже средний заработок. А в табеле как раз и отражаются все периоды путем применения буквенного обозначения и количества отработанных часов для фактического исчисления оплаты труда и нормы выработки.

Форма и их различие

Табель учета представляет собой табличный вариант учета с графами, соответствующими дням месяца и суммированием отработанного количества часов из расчета на списочную численность коллектива.

Оговоренный документ содержит 17 или 13 вертикальных граф, а горизонтальные предназначены для каждого работника с указанием его фамилии и инициалов, должности и табельного номера, присваиваемого при трудоустройстве.

Как правило, табель ведется на каждый отдел либо цех отдельно, ведь при огромном штате произвести учет именно по отдельно взятым структурным подразделениям проще, учитывая, что специалист, ответственный за ведение табеля, ознакомлен со всеми приказами об отпусках, больничных либо иных ситуациях, которые должны быть отражены в табеле.

В настоящий момент Постановлением Госкомстата №1 утверждено 2 формы табеля, а именно:

Две эти таблицы имеют мало различий, но вот порядок их заполнения отличается.

Форма Т-12 предназначена для ведения вручную, а форма Т-13 предусматривает возможность внесения данных в электронном виде с последующим расчетом оплаты труда сразу же, в то время как в Т-12 отражение начислений производиться в других документах.

Т-12

Табель формы Т-12, как правило, имеет 17 утвержденных вертикальных граф, предназначенных для:

• отметки явки на рабочее место каждого работника;
• отсутствия на рабочем месте в соответствии с буквенным кодом;
• количества отработанных часов за первую и вторую половину месяца с итоговой суммой;
• количества отработанных дней за месяц;
• количества дней не явки на предприятие с указанием кода и часов;
• количества выходных либо праздничных.

Табель Т-12 ведется вручную и заполняется ответственным лицом ежедневно, а за два дня до окончания расчетного периода сдается на проверку в бухгалтерию для перепроверки данных и начисления зарплаты.

Форма Т-12

Т-13

Табель формы Т-13 имеет 13 вертикальных граф, предназначенных помимо вышеперечисленных для внесения данных о начислении оплаты труда, а именно:

• кода оплаты;
• корреспондирующего счета в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Документ формы Т-13 ведется в электронном виде, как правило, в формате Эксель с использованием специальных программ, которые осуществляют расчет автоматически. К оговоренной форме имеет доступ несколько сотрудников, которые внесением и подсчетом итогов и занимаются.

Форма Т-13

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Табель учета ведется ежедневно.

Как правило, данные вносятся после наряда, по результатам проверки наличия работников на рабочих местах и на основании приказов, которые подтверждают законное основание отсутствия либо уважительность причины.

В середине месяца табель передается в бухгалтерию для сверки данных для начисления аванса, но затем оговоренный документ возвращается исполнителю для последующей фиксации данных.

Для того чтобы начислить зарплату сотрудникам при небольшом штате, бухгалтерии требуется как минимум один рабочий день, а если предприятие обладает большим штатом и определенной спецификой, подразумевающей доплаты и надбавки, времени для расчетов нужно больше.

Поэтому табели учета отработанных часов передаются в бухгалтерию раньше — как минимум на несколько рабочих дней с указанием данных, которые еще не имели место.

Такой способ внесения отработанных часов на перед в ряде случаев приводит к некоторым сложностям. В частности, работник может заболеть либо попросить 1 день административного отпуска в случае возникновения семейных проблем, требующих срочного решения. А ведь зарплата уже начислена, и на основании табеля, в который внесены такие данные.

В подобной ситуации предусмотрена отдельная процедура, которая подразумевает внесение изменений в расчеты на основании корректирующего табеля, к которому прикладывается пояснительная записка с обоснованием корректировки и последующего перерасчета оплаты труда с приложением копий листа нетрудоспособности либо приказа об административном отпуске.

Общие правила ведения

Как правило, табель имеет несколько страниц:

• На первой предусмотрены графы для внесения общих данных в частности, наименования предприятия, которое должно полностью соответствовать учредительным документам, затем указывается название структурного подраздела, номер документа, фактическая дата составления и период отчетности.
• На второй и третьей страницы предусмотрена таблица для внесения данных об отработанных часах работниками находящимися в штате. Данные о каждом из работников переносятся в табель из личной карточки во избежание ошибок, а также указывается табельный номер, который присваивается каждому труженику при трудоустройстве.
• И четвертая страница предназначена для расчета оплаты труда, которая заполняется уже бухгалтерией после получения табеля в конце отчетного периода.

Инструкция по заполнению

Учитывая, что с 2013 года условные обозначения, утвержденные Постановлением Госкомстата №1, носят рекомендательный характер, каждый работодатель волен разработать упрощенный бланк табеля с учетом особенностей специфики предприятия, таким образом исключив часть оснований для буквенного учета, который на предприятии не присутствует.

А так как для правильного заполнения табеля помимо буквенного кода существует еще ряд правил заполнения оговоренного документа, желательно создать еще и Положение либо Инструкцию с освещением всех нюансов и оснований для внесения тех или иных данных.

Кто подписывает?

Табель учета имеет несколько строк в конце таблиц для подписей сего документа ответственными лицами, которые заполняют табель и отвечают за достоверность отраженных данных.

А так как на крупных предприятиях, производить учет отработанного времени нескольким работникам достаточно сложно, вводиться специальная штатная единица табельщика либо нормировщика, который знает, как вести табель и какие нюансы должны быть учтены.

Обозначения

Нормы Приказа Госкомстата № 1, которыми были утверждены буквенные обозначения до 2013 года являлись обязательными для соблюдения всеми предприятиями, однако после оговоренной даты сии правила были отнесены к рекомендательным. А так как долгие годы условными обозначениями пользовались и оценили их удобство и объективность, все осталось по-прежнему.

В оговоренном нормативном акте предусмотрен раздел, утверждающий буквенный код для каждого основания присутствия либо отсутствия сотрудников на предприятии.

А учитывая, что оснований для отсутствия либо исполнения обязанностей в особых условиях на предприятии достаточно много разработана специальная таблица, предусматривающая буквенный код состоящий из 36 наименований всех случаев, оговоренных в ТК РФ или иных нормативных актах.

Образец заполнения на 2017 год

К примеру, заполнение табеля за рабочую неделю будет выглядеть следующим образом:

Особенности оформления

Учитывая, особенности труда на каждом предприятии, табулирование рабочего времени в разрезе различных ситуаций имеют следующий порядок отражения.

Ночные часы

В соответствии со ст.96 ТК РФ работой в ночные часы считается период с 10 вечера до 6 утра.

Источник: http://kadriruem.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2017 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

учебный с сохранием ЗП

УВ

учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

учебный без сохранения ЗП

Р

по беременности и родам

ОЖ

по уходу за ребёнком до 3 лет

ОЗ

без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Источник: http://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya