Как правильно составить докладную записку? образцы документов и четкая инструкция

Как написать докладную записку правильно

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства.

Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение.

Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации, без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников.

Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству.

Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации.

Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД.

В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию.

В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.).

Таким образом, докладная записка — это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

• Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем.

Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста.

Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-pravilno.html

Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

• урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
• рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
• донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
• объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
• регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
• жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
• разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
• доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
• информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
• положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

1. . В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
   • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
   • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
   • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
   • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
   • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

3. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
   • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
   • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
   • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
   • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

https://www.youtube.com/watch?v=BTKselp90fM

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

• название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
• получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
• название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
• ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
• короткая суть докладной;
• содержание тремя обособленными блоками;
• на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

• сведения об организации-отправителе;
• присвоенный документу номер;
• город, в котором составлена докладная;
• подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Конкретные образцы докладных записок

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Докладная о нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

ФАЙЛЫ
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc

Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега»

Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Источник: https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/

Докладная записка – составляем согласно требованиям

Документооборот любого предприятия представляет собой совокупность бумаг разного характера, систематизированных определенным образом. Одним из документов является докладная записка.

Общая характеристика и назначение документа

Для начала следует отметить, что докладная записка – это деловая бумага, которая носит информативный и одновременно рекомендательный характер. Она предназначена для предоставления руководителю предприятия или непосредственному начальнику. Этот документ может быть составлен любым сотрудником компании по двум причинам:

1. По инициативе самого работника.
2. По заданию руководства.

В любом случае такая бумага содержит в себе подробную информацию относительно конкретного, отдельно взятого вопроса. По сути, это – мнение сотрудника, высказанное в письменной форме.

Бывают случаи, когда для принятия решения руководителю необходимо знать соображения своих подчиненных относительно обстоятельств какого-либо дела.

Тогда работник обязан составить аргументированный ответ, а в заключение добавить свое личное мнение в виде конкретных предложений и рекомендаций. Соответственно, такая записка становится уже частным мнением конкретного человека.

Не стоит путать

Принимаясь за составление того или иного документа, необходимо точно знать, что конкретно требуется предоставить. Некоторые виды деловой переписки очень схожи друг с другом, и их можно легко перепутать.

К примеру, деловые записки бывают трех видов: служебные, докладные и объяснительные. В то же время между ними есть три существенных отличия, которые не позволяют знающему человеку совершить эту ошибку.

Эти документы различаются:

1. По адресату, то есть по тому, для кого они предназначены. В отличие от служебной, объяснительная записка пишется на имя непосредственного руководителя, а докладная, вдобавок, может быть составлена прямо на директора предприятия.

2. По теме и смысловой нагрузке излагаемой информации. Тема объяснительной понятна непосредственно из названия. Служебная является частью деловой переписки между структурными подразделениями компании. Тема докладной может быть различной:

3. Если служебная и объяснительная служат для использования внутри предприятия, то докладная записка может быть как внутреннего, так и внешнего характера. В первом случае она предназначена для директора компании, а во втором – для вышестоящей инстанции.

Когда составляется документ

Докладная записка – это вынужденная мера. Она составляется тогда, когда сложившаяся ситуация выходит из-под контроля и грозит предприятию серьезными неприятностями. Иными словами, положение дел должно быть критическим.

В этот момент сотрудник доводит информацию до сведения руководства и подробно излагает известные ему факты. Это может быть угроза выполнению плана или получению ожидаемой прибыли. Документ направлен на то, чтобы привлечь внимание руководителей к возникшей проблеме и попытаться исправить создавшееся положение.

Каждый специалист по-своему представляет разрешение ситуации. В докладной он подробно описывает свой вариант и излагает собственные соображения на этот счет. Для удобства восприятия информации этот документ составляется в совершенно свободной форме.

Такой стиль позволяет абсолютно любому работнику изложить свою точку зрения по конкретному, отдельно взятому вопросу, не опасаясь быть непонятым остальными.

Причины составления документа

Существует ряд причин, из-за которых может быть составлена докладная записка. Образец или уникальный шаблон для всех возможных случаев составить, конечно, можно. Но любой конкретно взятый повод требует индивидуальной манеры изложения. Причины могут быть самые различные:

• опоздание на работу;
• прогул;
• невыполнение обязательств;
• конфликт между сотрудниками;
• изложение результатов проведенной проверки;
• доведение до сведения информации о допущенной ошибке;
• угроза срыва выполнения планового задания;
• информация о недопустимом поведении работника.

Причин много и каждая из них требует индивидуального подхода и конкретного разбирательства.

Получив информацию из первых рук, начальник должен ее всесторонне исследовать и принять компетентное решение.

Часто возникает необходимость получить дополнительно информацию и от других участников проблемы. Они вынуждены будут представить руководству свои разъяснения относительно поставленного вопроса.

Если кто-то что-то нарушил

Нарушения в условиях производства – не редкость. Без них рабочий процесс и общение между людьми невозможны. Чаще всего встречается докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Поведение сотрудника на рабочем месте всегда неоднозначно.

Любое отклонение от общепринятой нормы обычно воспринимается как нарушение и влечет за собой соответствующее наказание.

Наложить взыскание имеет право только руководитель предприятия, поэтому остальные сотрудники, включая непосредственного руководителя, могут только информировать его о случившемся и предложить свой вариант воздействия на нерадивого коллегу. Алгоритм составления такой докладной выглядит следующим образом.

1. Наименование службы или подразделения. Указывается в левой верхней части листа.
2. Адресат (руководитель компании). Указывается справа вверху.
3. Наименование документа. Пишется чуть ниже большими буквами с красной строки.
4. Номер документа.
5. Место составления.
6. Заголовок.
7. Текст документа: Ф.И.О. и должность нарушителя, дата нарушения, вид нарушения, причина случившегося, предложение о взыскании.
8. Должность, Ф.И.О. и подпись сотрудника, составившего документ.

Если провинился коллега

Докладная записка на работника может быть составлена непосредственным руководителем или коллегой. Чаще причины ее составления носят негативный характер: нарушение, проступок, недостойное поведение. В этом случае записка направлена на то, чтобы констатировать факт случившегося и пресечь повторение подобного в дальнейшем.

Получив такой документ, руководитель должен разобраться в ситуации и принять решение. В данном случае от него зависит, будет ли наложено на работника какое-либо взыскание или нет.Если негативный случай произошел впервые, то можно ограничиться предупреждением и назидательной беседой.

Если же нарушение перешло в систему, то последует наказание в соответствии с трудовым законодательством. Руководитель обязан наложить визу, в которой будет зафиксировано принятое решение. Докладные могут составляться на работников и по другим поводам.

К примеру, руководитель подразделения имеет право составить записку на имя директора о поощрении подчиненного за добросовестную работу или хорошо выполненное задание. Принцип составления – тот же, только текст носит положительный характер.

Трудно ли написать докладную?

Составить докладную записку не сложно. Образец написания в случае необходимости всегда можно взять у секретаря. Через его руки проходит много подобных документов. Главное состоит в том, чтобы ясно изложить суть происшедшего. Прочитав такой документ, руководитель должен иметь четкое представление о том, что хотел сказать составитель этого «послания».

Факты должны быть описаны в хронологической последовательности, шаг за шагом, чтобы в целом вырисовывалась яркая и понятная картина.Необходимо также помнить, что для внутреннего использования докладная обычно составляется на обычном листке формата А4 (или же А5).

Если же информация предоставляется в вышестоящую организацию, то текст должен быть напечатан на фирменном бланке предприятия. Такой документ в обязательном порядке необходимо дать на подпись руководителю. В итоге он будет подписан двумя представителями от предприятия: первый – составитель, второй – директор.

Информация может быть подтверждена дополнительными сведениями. Они обычно предоставляются вместе с основным документом в виде пронумерованных приложений.

Чтобы сделать все правильно

Для того чтобы информация была услышана, необходимо знать, как написать докладную записку. Такой документ обычно состоит из трех основных частей.

1. Причина, послужившая поводом для написания такой записки. Здесь необходимо четко обрисовать ситуацию и перечислить все известные факты.
2. Мнение составителя по поводу происходящего. Нужно всесторонне проанализировать ситуацию и предложить свое решение создавшейся проблемы.
3. Обобщающий вывод и конкретные шаги.

Информацию необходимо по возможности излагать коротко и ясно, чтобы при чтении адресат не потерял мысль. В противном случае изложенные факты могут быть неверно истолкованы, и принятое решение не принесет желаемых результатов.

В тексте не стоит высказывать свои домыслы или искажать действительность. Такой прием противоречит правилам.

Если возникнет такая необходимость, то адресат сам поинтересуется мнением составителя, чтобы разобраться в случившемся и принять окончательное решение.

Последовательность действий

На примере можно рассмотреть конкретный случай неисполнения служебных обязанностей. Докладная записка на сотрудника составляется непосредственным начальником для предоставления руководству предприятия.

Для начала работнику дается время для исправления своих просчетов. В противном случае руководитель соответствующей службы в присутствии 3 свидетелей составляет акт о том, что данный работник не выполнил задание в предложенные сроки.

Нарушитель должен после этого написать объяснение по всей форме с указанием причин.

https://www.youtube.com/watch?v=XLWAp4WWAlc

Сотрудник может этого и не делать. В таком случае он теряет последнюю возможность своей защиты. Объяснительная записка передается руководителю для ознакомления. Свое окончательное решение он выражает в виде резолюции.

Информация поступает в отдел кадров для составления приказа о взыскании. Степень наказания определяется в соответствии с законодательством.

Если проступок оказался довольно серьезным, и вдобавок неоднократным, то результатом может оказаться увольнение с работы по соответствующей статье.

Источник: http://.ru/article/139148/dokladnaya-zapiska---sostavlyaem-soglasno-trebovaniyam

Как написать докладную записку

В докладных записках, которые используются во внутреннем документообороте организаций, отображаются результаты деятельности отдельных сотрудников или подразделений. Такой документ может быть составлен по требованию руководства для отчетности, но в ряде случаев докладная записка составляется инициатором, в роли которого могут выступать руководители подразделений или сами работники.

Цели и применение докладной записки

В зависимости от целей и задач докладная записка может быть информационной, отчетной или инициативной. Последний вид встречается чаще остальных, и среди таких записок преобладают жалобы на сотрудников, связанные с нарушением дисциплины, нарушением техники безопасности и рабочего графика.

В этом случае докладная записка составляется непосредственным начальником такого работника и помимо доведения до сведения вышестоящего руководства такого факта может содержать требование применить соответствующее наказание.

Образец докладной записки отчетного характера используется при необходимости уведомить руководство о выполнении определенных приказов или поручений, а также для отчетов по проделанной работе с указанием их текущего статуса, если они еще не завершены. В большинстве случаев такие документы являются формальными бумагами, которые запрашивает руководство для соблюдения общей отчетности.

В отличии от отчетной информационная докладная не составляется в обязательном порядке, при этом строгого и точного отчета  в таком документе от составителя не требуется.

Для общения между отделами организации в информационных целях применяется служебная записка. Например, если необходимо донести информацию директору, о том, что следует провести обслуживание оборудование, в результате выхода его из строя.

как писать докладную В силу того, что документ такого характера считается официальной бумагой, при его составлении необходимо придерживаться официально-делового стиля и соблюдать основные требования:

1. Для докладной записки можно использовать как фирменный бланк организации, так и использовать стандартный чисты лист формата А4.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации.
3. Далее составитель пишет свою должность, фамилию и инициалы в родительном падеже (например – «от мастера участка Федосеева Н.Н.).
4. Обязательно пишется заглавие «Докладная записка» без кавычек.
5. В основной части документа располагается текст записки, после которого ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также полная дата составления документа: без нее документ будет не действительным.

Такой пример докладной записки подходит как для внутреннего использования в пределах одной организации, так и для отправки за ее пределы в случае взаимодействия с другими компаниями.

Нюансы составления докладной

Смысл и цели такого документа достаточно прозрачны, но иногда при его составлении люди допускают ряд ошибок, касающихся основного текста. Например, докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это официальный служебный документ, который может рассматриваться не только в пределах организации, но и представителями других структур.

Соответственно, в такой бумаге нет места эмоциональным высказываниям, личным претензиям и развернутым красочным описаниям. Документ должен быть выдержан в деловом стиле и содержать саму суть обращения и указание мер, которые составитель считает необходимыми для выполнения адресатом.

https://www.youtube.com/watch?v=rcM2y6sOv4k

Докладная записка часто служит «отправной точкой» при внутренних расследованиях, которые касаются дисциплинарных нарушений сотрудников. Например, если непосредственный руководитель сотрудника застал его на работе в нетрезвом виде – вина за возможные последствия работы человека в таком состоянии ляжет не только на самого нарушителя, но и на начальника.

Если желание начальника наказать сотрудника за данное нарушение возникнет спустя несколько дней или хотя бы на следующее утро – «следов преступления» уже просто не будет, и доказать факт пребывания сотрудника на рабочем месте в пьяном виде не получится. Для этого необходимо составить такой документ по факту, указав дату и точное время события.

Важно отметить, что докладная записка сама по себе в таких случаях не может являться доказательством нарушения дисциплины. Для этого к документу необходимо приложить соответствующие дополнительные бумаги, на пример – акт о появлении работника в пьяном состоянии, который должен быть подписан двумя свидетелями. В самой записке таких подписей быть не должно.

Стандартный образец докладной должен быть на каждом предприятии: это избавит сотрудников от необходимости придумывать что-то свое и при этом допускать ошибки в оформлении. Конечно, такой образец не может быть универсальным для каждого случая, но общие правила оформления в данном случае будут понятны.

И последнее: докладная записка может отклоняться, на нее может быть составлен ответ, не устраивающий составителя, такой документ даже может игнорироваться в течение определенного времени.

Все эти вопросы решаются внутри организации, но для того, чтобы документ можно было рассматривать вне организации (например – в судебных процессах), он обязательно должен быть завизирован получателем, который таким образом подтверждает, что с документом он ознакомлен.

Образец докладной записки

Скачать шаблон докладной в формате Word.

Пример докладной о невыходе сотрудника на работу.

Образец докладной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Скачать пример докладной о невыполнении сотрудником его служебных обязанностей. 

Источник: http://infportal.ru/doc/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Как написать служебную записку: образец

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Основания для составления и цели докладных

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст – что именно необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым.  Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Служебная записка – пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» – это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя – сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.   

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим.

Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо.  Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы.

Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому  обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы.

Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные.

В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Источник: http://ppt.ru/forms/zapiski/sluj-zapiska

Докладная записка

Докладная записка является информационно-справочным документом, который может составляться как по инициативе сотрудника организации, так и по указанию руководства. Обычно в таких записках отражается результат выполнения распоряжений начальства, информация о ходе каких-либо работ или жалобы на невыполнение определенным лицом своих обязанностей.

Цели и применение докладной записки

Докладная записка может быть одного из трех возможных видов:

• отчетная;
• инициативная;
• информационная.

В первом случае записка в большинстве случаев носит формальный характер и содержит отчет о завершении определенного этапа работ или о выполнении поручений, приказов или предписаний руководства.

Записка информационного характера также содержит информацию о состоянии и ходе работ, и в отличие от отчетной записки такой документ описывает текущее положение дел.

В инициативной записке может содержаться побуждение адресата к выполнению определенных действий и принятию решений. Это может происходить не в прямой форме, а в виде констатации каких-то фактов или выражения пожеланий, которые могут привести к ответным действиям адресата. Кстати, докладные записки, в которых сообщается о нарушениях со стороны сотрудников, относятся именно к этому виду.

Для составления такого документа нужны основания, так как писать докладную записку целесообразно по определенным поводам. К ним относится ухудшение или улучшение рабочих процессов в связи с действиями одного или нескольких лиц, необходимость разрешения различных конфликтных ситуаций, выражение несогласия с принятыми вышестоящими лицами решениями.

Для осуществления переписки между сотрудниками одной организации применяется служебная записка, которая применяется для освещения возникающих в ходе работы вопросов. Например, ее можно составить на имя руководителя с объяснением необходимости приобретения деталей для станка, в случае его поломки, или при необходимости замены картриджа на принтер и т.д.

Как написать докладную записку

фирменном бланке организации

Образец докладной записки предполагает следующий вид документа:

• реквизиты организации или структурного подразделения;
• «шапка» с указанием составителя и адресата;
• название и заглавие;
• текст записки;
• дата и подпись составителя с расшифровкой.

Сам текст состоит из двух условных частей, в первой из которых составитель указывает суть обращения, а во второй просит принять соответствующие меры или дает адресату рекомендации по поводу того, какими путями обрисованную ситуацию можно исправить.

Нюансы

В некоторых случаях вопрос о том, как написать докладную записку, касается правильного оформления. Иногда такой документ может быть достаточно большого объема и на одной странице текст не умещается. В этом случае достаточно лишь пронумеровать все листы, проставив номера страниц арабскими цифрами в верхней правой части листов.

Яркий пример докладной записки, которая занимает несколько листов – отчетная записка, в которой содержится полный отчет о деятельности большого предприятия за определенный период.

В этом случае в документе может содержаться различная информация о функционировании всех подразделений.

Часто в таких отчетах требуется перечисление сотрудников, руководителей и ответственных лиц по фамилиям, что и увеличивает объем записки.

Вне зависимости от того, составляется ли докладная записка о невыполнении должностных обязанностей конкретного сотрудника или это лишь формальный отчет, на таком документе обязательно должна быть проставлена дата составления и отправки.

Для больших предприятий, где такого рода документы составляются регулярно, рекомендуется составить и утвердить образец докладной, чтобы сотрудники не тратили время на составление такого документа и не допускали при этом ошибок.

На малых предприятиях и в частных организациях такой документ практически не используется, но в больших компаниях докладные записки составляют неотъемлемую часть внутреннего документооборота и даже могут проверяться внешними контролирующими организациями.

Например, начисление больших премий или безосновательная задержка выплат на государственных предприятиях не могут производиться без соответствующих подтверждающих документов, которые в большинстве случаев являются либо приказами руководства, либо докладными записками. В случае их отсутствия предприятие может быть оштрафовано.

Любая докладная, даже если она предназначена для внутреннего использования, может использоваться в судебных разбирательствах, но только в том случае, если она завизирована соответствующим образом, а адресат ее получил и ознакомился с ее содержанием.

Докладная записка образец

Шаблон докладной записки, Word.

Образец докладной записки  об отсутствии работника на рабочем месте.

Докладная о невыходе на работу скачать образец в формате Word.

Образец докладной о невыполнении служебных обязанностей.

Источник: http://blankionline.ru/doc/dokladnaya-zapiska.html