Как правильно сделать запись в трудовой книжке при приеме на работу к ип, порядок заполнения документов

Делаем правильную запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю

Для многих работников важным моментом оформления является правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю. Так, Трудовой кодекс РФ гласит, что каждый гражданин обязан иметь трудовую книжку, которую оформляет непосредственный работодатель.

Ранее в ТК РФ не упоминалось о том, что трудовые книжки на своих сотрудников должен заводить такой субъект хозяйствования, как индивидуальный предприниматель (ИП).

После того, как ТК был заметно изменен и дополнен, на ИП была возложена обязанность обеспечить каждого из своих работников трудовой книжкой.

В такой ситуации возникает целый ряд проблем, связанных с этим вопросом. Необходимо выяснить, каким образом оформить трудовые книжки сотрудникам, которые устроились к ИП до внесения изменений в ТК, и что делать с теми соискателями, которые впервые устраиваются на работу.

Как было раньше

Ранее гражданским и трудовым законодательством РФ предусматривалось, что любое физическое лицо может использовать наемный труд для удовлетворения собственных материальных или нематериальных потребностей.

Например, ремонтные работы, наем нянь для детей и сиделок для пожилых или больных людей. Индивидуальным предпринимателям также разрешалось использовать наемный труд.

Вопросы, связанные с оформлением и ведением трудовых книжек для своих сотрудников, предпринимателем не рассматривались.

Такое положение вещей своеобразно дискриминировало работников ИП. Это проявлялось в том, что сотрудник без трудовой книжки сталкивался в будущем с трудностями, связанными с подсчетом непрерывного трудового стажа.

Также если сотрудник уходил от ИП в организацию, то есть от физического лица к юридическому, последнее отказывалось признавать общий трудовой стаж работника, учитывая те годы, в которые он трудился на частное лицо и трудовой книжки не имел.

Сотрудник просто предоставлял трудовой договор с предыдущего места работы на ИП.

Новый работодатель, по ошибке считавший, что трудовой стаж фиксируется исключительно в трудовой книжке, просто отказывался рассматривать предъявленный трудовой договор как доказательство отработанных сотрудником лет. Ситуацию также усложнял и тот факт, что некоторые ИП забывают о том, что трудовые договоры со своими подчиненными нужно регистрировать в органах местного самоуправления.

Несколько лет назад в трудовом законодательстве РФ и вовсе существовали положения, запрещающие ИП оформлять трудовые книжки на своих сотрудников. Что касается сотрудника, то он в случае необходимости мог подтвердить свой трудовой стаж на основании документов, подтверждающих факт уплаты сотрудником всех страховых взносов в Пенсионный фонд.

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Согласно статье 66 ТК РФ, любой работодатель, кроме физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, в обязательном порядке должен заводить трудовую книжку на сотрудников, которые проработали на него более пяти дней, и это место работы для них является основным. Индивидуальному предпринимателю стоит позаботиться о приобретении трудовых книжек и о назначении штатных единиц, которые в соответствии со своими полномочиями занимались бы ведением и хранением трудовых книжек работников.

Процедура оформления трудовых книжек индивидуальным предпринимателем

На данный момент ИП проще простого поступить с новым сотрудником – выдать ему новую трудовую книжку и все. Трудности возникают с теми работниками, которые на момент внесения изменений в законопроект уже были приняты на работу.

Имеют место также ситуации, когда:

• сотрудник проработал на ИП уже некоторое время, но до этого нигде не был трудоустроен, то есть ИП стал его первым работодателем}
• человек, работающий на ИП, уже ранее был трудоустроен и имеет трудовую книжку.

И в первом, и во втором случае придется делать записи в трудовой книжке сотрудника. Многие ИП переживают из-за того, что в любом случае придется делать записи задним числом, опасаясь, что такие действия могут быть признаны незаконными.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Индивидуальным предпринимателем запись в трудовой книжке о приеме на работу придется делать, указывая фактическую дату принятия сотрудника на работу.

Важный момент: согласно правилам хранения и ведения трудовых книжек, в бланке трудовой книжки сотрудника необходимо указать:

1. Полное наименование работодателя – физического лица.
2. Дату принятия, должность сотрудника и другие, предусмотренные законодательством данные.

Часто предприниматели спрашивают: нужно ли указывать свой регистрационный номер или ИНН в трудовой книжке сотрудника? Юристы утверждают, что многие юридические лица, имеющие собственные реквизиты, не указывают эти данные при заполнении бланков трудовых книг своих подчиненных. Следовательно, ИП имеет право поступить подобным образом.

Напоминаем, что дата приема на работу должна указываться фактическая, то есть записанная в трудовом договоре.

Считается грубейшей ошибкой, если дата приема на работу будет соответствовать не дате в договоре, а дате заполнения трудовой.

Дело в том, что если поставить дату заполнения вместо правильной, то сотрудник может потерять предыдущие годы трудового стажа, что очень сильно отразится при оформлении больничного листа или социальных выплат.

Трудности при оформлении трудовых книжек

В жизни имеют место случаи, когда по разным причинам сотрудник отказывается предоставлять работодателю – индивидуальному предпринимателю свою трудовую книжку для заполнения. В этой ситуации у предпринимателя могут возникнуть два вопроса:

1. Как в таком случае выполнить свое обязательство по заполнению бланка трудовой книжки сотрудника?
2. Оформлять ли новый бланк трудовой книги для решения этой проблемы?

Во-первых, заводить новую (вторую) трудовую книжку работодателю не стоит. Закон не предусматривает оформление новой трудовой при наличии старой. Если трудовая уже не имеет пустых строк для заполнения, то в таком случае работодателем или уполномоченным сотрудником отдела кадров оформляется и заверяется вкладыш в трудовую.

Во-вторых, чтобы избежать административного наказания за отсутствие трудовой книжки у своего сотрудника, ИП имеет право составить специальный акт в присутствии нескольких свидетелей о том, что работник по определенным причинам отказывается от оформления на него бланка трудовой книжки.

Сотрудник устраивается к ИП впервые

Если сотрудник поступил на работу к ИП впервые, то работодатель обязан оформить на него новую трудовую книжку в соответствии с ныне действующими правилами и инструкциями по ведению, оформлению и хранению трудовых книжек.

В случае увольнения сотрудника в трудовой книжке также делается соответствующая этому событию запись с учетом некоторых специфических моментов, связанных с правовым статусом работодателя в лице ИП.

Источник: http://hr-portal.ru/article/delaem-pravilnuyu-zapis-v-trudovoy-knizhke-o-prieme-na-rabotu-k-individualnomu

Запись в трудовой книжке ИП самому себе

Всем известно, что запись в трудовой книжке – основной аргумент о стаже и трудовой деятельности сотрудника. Книжка оформляется независимо от того, на кого работает сотрудник.

Закон обязывает каждого индивидуального предпринимателя (ИП) заполнять трудовые книжки своих сотрудников через пять дней после того, как те приступили к работе.

Но если с сотрудниками все понятно, то кто должен делать запись в трудовой книжке самому ИП? Давайте далее попробуем разобраться в этом вопросе.

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Заполнение трудовой книжки ИП

Логичным будет предположить, что ИП должен сам себе вносить запись, так как он является руководителем организованного им предпринимательского процесса. Но на самом деле это не так. Трудовая книжка ведется для учета трудового стажа, а не предпринимательской деятельности.

А законодатель четко разделяет эти два понятия. Соответственно, предприниматель, который находится в статусе работодателя, не может принимать себя на работу, заключать сам с собой трудовой договор. А запись в трудовой книжке вносится именно на основании подписанного трудового договора.

Поэтому ИП сам себе оформить трудовую книжку не может.

Однако не стоит переживать, что все время, потраченное на предпринимательскую деятельность, не будет учитываться трудовым стажем. Ведь, даже работая как ИП, гражданин делает отчисления на счет Пенсионного фонда.

Он же и учитывает его стаж, накапливает средства для будущей пенсии. Поэтому основная цель, ради которой необходимо ведение трудовой книжки, достигается и помимо нее.

При необходимости Пенсионный фонд всегда может выдать соответствующую справку ИП.

к содержанию ↑

Пенсионный вопрос

Чтобы окончательно расставить все точки над «i», давайте детальнее рассмотрим вопрос начисления пенсии ИП, учитывая, что запись в трудовой книжке самому себе он ставить не может.

Прежде всего, закон прямо указывает на то, что стаж предпринимательской деятельности засчитывается в трудовой стаж. Подтвердить этот стаж можно не трудовой книжкой, а свидетельством о регистрации ИП.

Именно дата выдачи такого документа является началом отчисления трудового стажа в качестве ИП.

Получать пенсию смогут только те лица, которые имеют страховое свидетельство, которое является основанием для начисления пенсии. Как только завершается регистрация ИП, он обязан отчислять:

• фиксированные страховые взносы (устанавливаются законом РФ и могут меняться на основании принятых изменений);
• взносы, которые обязаны отчислять физические лица при выплате различных вознаграждений другим физическим лицам.

Именно выплата фиксированных взносов является гарантией получения пенсии на будущее. Поэтому, для начисления впоследствии пенсии необходимо всегда иметь при себе такие документы:

• свидетельство о госрегистрации ИП;
• уведомление о постановке страхователя на учет в Пенсионном фонде;
• квитанции об оплате страховых взносов.

к содержанию ↑

Выход на работу ИП

У некоторых возникает вопрос: в ситуации, когда предприниматель завершил свою деятельность и после оформился на работу в организацию или к другому предпринимателю, обязан ли последний вносить в трудовую книжку данные о предпринимательской деятельности нового сотрудника?

Ответ вытекает логично из предыдущей информации. Будучи предпринимателем, он был работодателем, а не сотрудником, поэтому вносить такие данные нет оснований. Однако книжка должна фиксировать весь стаж, иначе новый работодатель, не учитывая его, ставить сотрудника в заведомо худшее положение, как бы сокращая его стаж работы.

А это время важно, скажем, при начислении пособия по беременности и родам. Однако нормативные акты, регулирующие подобные нюансы, не ограничивают стороны трудового договора в предоставлении исключительно трудовой книжки, чтобы начислять такие пособия.

То есть для учета и подтверждения стажа такой сотрудник может предоставлять не только записи в трудовой, но и другие документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

к содержанию ↑

Оформление книжки

При иных ситуациях индивидуальным предпринимателем обязана вестись трудовая книжка, заведенная индивидуально на каждого из сотрудников, которые имеют у него основной вид деятельности. Закон допускает оформление книжки не сразу, а спустя пять дней, как сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Запись в этом документе должна проводиться строго по установленным правилам. Так, например, в ней нельзя использовать никакие сокращения. Даже «индивидуальный предприниматель» нельзя сокращать до ИП – все наименования, имена и названия должны указываться полностью.

Случается, что сотрудник не вел ранее трудовую деятельность, соответственно, у него нет трудовой книжки. Тогда предприниматель должен оформить ее самостоятельно.

Для этого сотрудник должен за свои деньги приобрести чистую книжку или оплатить работодателю ее стоимость (или же согласиться на удержание суммы из зарплаты).

Внося запись в документ, работодатель обязан использовать только арабские цифры при внесении дат, ссылаться на статьи трудового кодекса при увольнении сотрудника, четко и полностью указывать его должности.

к содержанию ↑

Образец заполнения

Чтобы было понятней, как правильно делать запись в трудовой книжке сотрудника, приведем короткий образец этого процесса. Сначала указывают дату, когда сотрудник был принят на работу, арабскими цифрами в соответствующей графе. Выглядит это примерно так: 5.04.2016.

Затем надо полностью указать фамилию, имя и отчество сотрудника. Эти данные, а также информацию о рождении в формате число-месяц-год записывают, опираясь на информацию из паспорта.

Если его нет, допустимо ориентироваться на данные военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и прочих документов, удостоверяющих личность.

Затем необходимо внести запись о полученном образовании. Поводом для внесения информации в этом случае является диплом сотрудника. Если образование он еще не закончил, используется студенческий билет, зачетная книжка, справка из учреждения, где учится работник. Имейте ввиду, что во время внесения информации каждая новая запись получает свой порядковый номер.

Трудовая обязательно должна содержать указание должности, на которой работает сотрудник, какие обязанности он выполняет. Если он переводится на другую должность, об этом должна иметься соответствующая запись.

Логично, что когда сотрудника увольняют, необходимо внести соответствующие отметки в трудовую книжку. Тем не менее, в этом случае обязательно указывается причина, по которой стороны прекратили трудовой договор.

Она должна соответствовать нужному пункту трудового кодекса.

к содержанию ↑

Нюансы работы с документом

Стоит учесть, что в этот документ не вносят информацию о дисциплинарных взысканиях. Конечно, если речь не идет о таком дисциплинарном взыскании, как увольнение. Если такое случается, о нем сделать запись надо обязательно. но при этом любые поощрения, премии, грамоты и прочее должны быть указаны в обязательном порядке.

Иногда сотрудники отказываются предоставить свои трудовые книжки.

Однако и в этих случаях закон не освобождает предпринимателя от обязанности внести соответствующие записи в документы, предусматривая за это штраф в размере 50 МРОТ.

В таких ситуациях оформлять новую книжку – не вариант, это запрещено законом, если есть действующая. Единственное, что может сделать предприниматель в этом случае – составить соответствующий акт.

Для этого ему необходимы два свидетеля, которые готовы письменно подтвердить, что при них сотруднику предлагалось предоставить работодателю свою трудовую книжку для внесения соответствующих записей, но он отказался это сделать. Если были названы причины, их надо отразить в акте. Если сотрудник отказался беспричинно, об этом тоже надо сделать отметку в документе.

к содержанию ↑

Сбережение книжки

Данная книжка должна находиться у работодателя на хранении все время, пока сотрудник работает на него. После увольнения вместе с расчетными средствами работнику отдается трудовая книжка, в которой указано, когда и по какой статье он бы уволен.

Однако на практике случаются моменты, когда сотрудник не может или не хочет получить этот учетный документ. Например, когда расчет при увольнении не предусмотрен, ему не очень хочется ехать к работодателю за одной только книжкой. Или когда сотрудник умер и некому забрать его документы.

Как в таких случаях поступать предпринимателю? Ведь книжка – это важный документ, который просто взять и выбросить нельзя.

Закон предусмотрел обязательное хранение трудовой книжки у работодателя не менее двух лет. Затем, если сотрудник так и не пришел за документом, он передается в архив, где хранится не менее 50 лет. Все тонкости этого процесса учтены национальным законодательством об архивах.

К слову, сегодня используется трудовая книжка с голографической наклейкой, которая позволяет снизить риски подделок документа.

Но ее использование не является обязательным – работодатель прибегает к такой защите на собственное усмотрение.

Такая наклейка помогает защитить печать работодателя, подпись сотрудника, который выдал бланк, и другие элементы бланка, которые не изменяются. Вкладыши для трудовых книжек без таких голограмм считаются недействительными.

https://www.youtube.com/watch?v=BftpYUiQxKg

к содержанию ↑

Ошибки в трудовой

Поскольку трудовая книжка заполняется исключительно от руки, человеческий фактор тут имеет важное значение. Ошибки в таких случаях – нормальное явление, хоть и случаются не всегда. Что же делать, если обнаружена такая ошибка? Ведь трудовая книжка – документ, в который сотрудник не может самостоятельно вносить исправления.

Самый простой случай, когда ошибка обнаружена во время работы на предпринимателя. Тогда можно просто попросит внести изменения.

Если оказывается, что ошибку допустил предыдущий работодатель, за изменениями необходимо обратиться к нему. Хотя закон допускает возможность исправления погрешности и действующим работодателем.

Правда, в этом случае ему необходим документ официальный от допустившего ошибку работодателя. На основании которого этот может внести изменения.

На практике иногда оказывается, что прошлый работодатель больше не существует как юридическое лицо или предприниматель: ликвидирован или реорганизован. Тогда действующий работодатель имеет право внести изменения самостоятельно.

к содержанию ↑

Процедура внесения изменений

Еще один вопрос – где конкретно надо внести исправления. Если они делаются на титульном листе, то новые данные вносятся на основании предоставленного документа, подтверждающего такую информацию.

Например, если было изменено имя или фамилия, необходимо предоставить новый паспорт или свидетельство о заключении или расторжении брака, на основании которого была изменена фамилия сотрудника.

Паспорт и другие документы, удостоверяющие личность, используются и при внесении изменений при неверно указанной дате рождении работника.

Чтобы внести правильные данные предприниматель должен перечеркнуть неверную информацию одной чертой, а после внести информацию правильную. Чтобы подтвердить правильность и законность внесенных данных, необходимо указать, на основании каких документов были внесены изменения. Эти данные вносятся на внутреннюю сторону обложки книжки.

Обратите внимание, что вносить изменения в раздел о наградах и поощрениях строго запрещено. Если была допущена ошибка в этом разделе, после записи, которая не соответствует действительности ставится отметка «признать недействительной». И только после нее можно вписывать нужную и правильную информацию.

Изменения в трудовую книжку вносятся также тогда, когда индивидуальный предприниматель, который взял на работу сотрудника, перерегистрировался и изменил название. Это является основанием для внесения соответствующих изменений в трудовые книжки сотрудников. Если этого не сделать, предпринимателя могут привлечь к административной ответственности за нарушение правил ведения трудовых книжек.

Источник: http://NewBusiness.su/zapis-v-trudovoj-knizhke-ip.html

Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства.

Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата.

К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

• оформленные на постоянную работу;
• принятые в штат по временному трудовому договору;
• сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
• внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
• на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала.

Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

1. Данные владельца книжки, содержащие его ФИО и дату рождения, наименование специальности, сведения об образовании. Титульный лист должен быть заверен подписями работника и кадрового специалиста, а также печатью организации, в которой книжка заводилась.
2. Сведения о работе включают данные о каждом работодателе, приёмах, всех переводах работника, увольнениях, зафиксированные отдельными записями с указанием реквизитов приказов-оснований кадрового движения. Каждая запись в разделе о трудовой деятельности должна начинаться с порядкового номера, даты в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Нумерация по всему документу сквозная, сокращения не допускаются. Последняя запись каждого работодателя заверяется печатью.
3. Награждения и поощрения вносятся в трудовую книжку с указанием даты и номера подтверждающего приказа.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

первой страницы включает информацию о работнике, которая вносится в соответствии с паспортом, дипломом об образовании, документами, подтверждающими изменение личных данных (например, свидетельство о браке при изменении фамилии).

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

• фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
• число, месяц, год рождения цифрами;
• уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
• профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
• дата заполнения;
• подпись работника;
• подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
• гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

• графа 1 «номер записи» – в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
• графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
• в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
• графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным.

К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства.

Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

• номер записи по порядку;
• дата поощрения;
• тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
• реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом.

В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы.

Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя.

Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации.

Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

• графа №1 – номер записи по порядку;
• графа №2 – дата исправления;
• графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
• графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

1. Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
2. Новая вписывается над ней.
3. На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
4. Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

• наличие сокращений;
• ошибки в написании ФИО;
• неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
• не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
• пропущена дата оформления книжки;
• отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
• не проставлена печать на титульном листе;
• данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
• запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
• не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Источник: http://dezhur.com/db/buhgalteriya/kak-pravil-no-zapolnit-trudovuyu-knizhku-poshagovaya-instrukciya.html

Как заполнять трудовую книжку ИП: оформление работника

Добавлено в закладки: 0

Трудовая книжка (ТК) – единственный документ, отражающий труд. деятельность гражданина РФ. О трудовой книжке каждый человек должен задуматься в начале трудоустройства.

При этом ответственность по оформлению бланков строгой отчетности возложена на работодателя. Это требование также относится к индивидуальным предпринимателям.

Поэтому нужно разобраться, как ИП заполняет трудовую книжку в году.

Общие сведения о ТК содержит ст.66 Трудового кодекса России:

1. Образец бланка унифицирован и утвержден государством.
2. ТК подтверждает информацию о труд. деятельности и стаже гражданина.
3. Порядок ведения, сохранности документа устанавливает федеральный исполнительный орган власти.
4. Трудовая книжка содержит все основные сведения о работнике.

Любые действия, связанные ведением и выдачей документа выполняет ответственное лицо, назначенное нанимателем.

В случае нарушений или отсутствия системы ведения ТК наниматель несет ответственность согласно ст.5.27 КоАП. Закон предусматривает штраф от 1 до 5 тыс. руб. для физического и от 30 тыс. руб.

для юридического лица или приостановку деятельности до 90 дней независимо от статуса работодателя.

Заполняет ли ИП такой документ

По закону работодатели в статусе ИП обязаны заводить трудовую книжку на всех сотрудников. Исключением является предоставление работы на непродолжительный срок в качестве «наемничества», когда работодатель имеет статус физ. лица и не зарегистрирован как ИП.

Беспокоится работнику, который только окончил ВУЗ, о том, как правильно заполнять трудовую книжку в начале рабочей деятельности, не нужно. Закон обязывает работодателя оформлять документ при приеме сотрудника на работу. По итогам заполнения формуляра устроившийся на работу сотрудник проверяет подлинность заполненных данных и ставит свою роспись.

На видео: Как оформить трудовую книжку работнику впервые

Порядок оформления ТК

Нередко возникает вопрос, как заполнять трудовую книжку ИП? Записи в бланке должны иметь читабельный вид для невооруженного глаза. Для внесения новых данных можно пользоваться шариковой или гелиевой ручкой синего/черного цвета. Другие цвета и типы ручек запрещены. Вещество ручки для написания должно обладать световодостойкими свойствами.

Запись в ТК вносится на государственном или национальном языке республики, которая находится в составе РФ. При заполнении запрещены сокращения и аббревиатуры. Отдельная информация вносится исключительно цифрами и буквами (например, дата).

Все записи в книжке вводятся с присвоенным порядковым номером. Он отображается в 1 графе, слева от сведений. Порядковый номер вводится под каждой записью, а также корректировкой или дополнением данных. При заполнении документа используют такой формат «№ 000».

На видео: Выдача трудовой книжки при увольнении

Когда нужен дубликат

Заполняет ли ИП трудовые книжки, выданные в качестве дубликатов? Да! Дубликат заполняется и выдается гражданину работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления о предоставлении документа.

Гражданин имеет право на получение дубликата на случай утраты ТК или прихода документа в ненадлежащий вид. Также можно затребовать выдачу дубликата по причине не соответствия действительности внесенной информации в оригинал. Но этот факт нужно доказать в судебном порядке. Как следствие, дубликат выдается уже без записи, оспоренной в суде.

В документе указывается информация о стаже работы гражданина и подробные сведении о месте проведения трудовой деятельности. По желанию гражданина дублируются подробные записи из оригинала, внесенные прошлыми работодателями. При необходимости работодатель должен сделать запрос в организации, где велась трудовая деятельность.

На видео: Дубликат Трудовой книжки: образец заполнения

Оформление на ИП

По определению, работник — это гражданин, заключающий с работодателем трудовое соглашение, предусматривающее существующие условия. Закон предусматривает две стороны соглашения: наниматель и работник. Поэтому нормативно не предусмотрено открытие книжки от ИП на себя, т. е. заполнение документа самому себе.

Однако заключение трудового соглашения между двумя независимыми ИП разрешено. Трудовой договор заключается в обычной форме, т. к. ИП является физическим лицом.

Заполнение трудовой книжки

Чтобы разобраться, можно ли заполнить трудовую книжку самостоятельно нужно определить статус работника. ТК директора предприятия заполняется лично им или кадровым персоналом, в зависимости от того, кто назначен по приказу ответственным лицом. Обычному работнику ТК заполняется по аналогичной схеме.

В случае с предпринимателем ситуация немного иная. Оформить себя предприниматель не может, а если нужно принять на работу сотрудника, то обязанность по заполнению трудовой ложится на ИП.

Как ИП заполнить трудовую книжку работнику, если нет опыта? Можно воспользоваться услугами внештатного кадровика или заключить договор с другой организацией для заполнения ТК. Работник также обязан следить за процессом для собственной социальной защищенности.

Ошибочные сведения в будущем приводят к проблемам при выходе на пенсию.

На видео: Как оформить приказ о приеме на работу

Титульный лист и разворот

Здесь вносятся персональные данные, подтвержденные документами, устанавливающими личность гражданина. Все сведения фиксируют в точности, как указано в документах (образец фото см. выше).

Сведения о работе

В этот раздел информация о работнике (смена должности, получение нового образования) или организации (смена наименования, приостановка деятельности) вноситься обязательно.

Выговора и взыскания, за исключением увольнения, не отображаются.

На видео: Работодатель обязан выдать работнику безвозмездно – Елена А. Пономарева

Вкладыш

Вкладыш предусмотрен на случай отсутствия места для внесения новых сведений. Имеет юридическую силу только при предъявлении вместе в ТК, в которой присутствует запись о наличии вкладыша.

Исправления

При несоответствии внесенных сведений фактическим данным, они отменяются следующим способом (образец на фото):

1. На титульном листе. Данные изменяются путем зачеркиваниям прежних сведений и внесения новых, с указанием документов, на которые ссылается причина изменения. Изменение происходит, когда допущена ошибка при заполнении или со сменой фактических данных (например, смена фамилии).
2. На внутренних листах. Неверно указанные сведения не меняются. Их отмена происходит новой записью, в установленном порядке с присвоением порядкового номера. После отменяющей записи вносится еще одна, дублирующая ошибочную запись с исправленными сведениями. Делать записи задним числом нельзя.

Можно ли заполнить самостоятельно сведения об ошибке? Нет, т. к. работник не является доверенным представителем ИП. Внести изменения может только предприниматель или госорган по решению суда.

На видео: Заполнение трудовой книжки ИП

Источник: https://biznes-prost.ru/kak-ip-zapolnyaet-trudovuyu-knizhku.html

Образец заполнения трудовой книжки: запись при приеме на работу и увольнении

Сегодня большинство предпринимателей сталкиваются с проблемой найма персонала. Само собой, это влечет за собой и оформление соответствующей документации. Опытные кадровики, конечно, знают, как заполняется трудовая книжка. Однако не все начинающие бизнесмены могут открыть эту вакансию. Так что, ознакомимся с основами правильного оформления сотрудников подробнее.

Назначение и характеристики

Современная трудовая книга является важным документом, позволяющим вести учет стажа работника. Вообще, функции по ведению таких бумаг возлагаются на кадровика либо руководителя предприятия.

Эти данные учитывает ПФ РФ при начислении гражданам пенсии по достижении ими определенного возраста. Поэтому для любого человека важно правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые.

Образец внесения записей такого рода мы обязательно приведем для вас немного ниже.

Трудовая книжка — очень важный документ для любого человека, поэтому умение правильно ее заполнить будет необходимо для кадровика или руководителя компании

Вообще, подобные деловые бумаги становятся неотъемлемым атрибутом для любого сотрудника.

Помните, предпринимателю, принявшему решение укомплектовать рабочий штат, потребуется крайне ответственно подойти к решению задач на этом этапе. Безусловно, здесь вам очень пригодятся знания, когда, как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Образец о приеме на работу сотрудников, представленный в статье, сделает немного понятнее представленную информацию и поможет оформить все правильно.

Заполняем новый документ

Все нюансы, связанные с ведением книжек трудового стажа сотрудников, регулирует ТК РФ (ст.66, глава 10, 11). Кроме того, о правильном оформлении документа можно узнать из Постановления Правительства РФ №225 (16 апреля 2003 г.). Также 10 октября 2003 года были изданы Инструкции по правильному заполнению трудовых.

Принимая на работу молодого специалиста, следует правильно заполнить титульный лист трудовой

Обычно специалисты уже имеют определенный опыт работы, а, значит, предоставляют частично заполненную трудовую.

Однако нередко случаются ситуации, когда бизнесмен предпочитает комплектовать штат молодыми специалистами, которые пока не могут похвастать наличием стажа. В таких случаях придется заполнить документ с нуля.

Итак, его титульная страница состоит из таких позиций:

• инициалы работника;
• его дата рождения;
• степень образования;
• полученная специальность;
• дополнительная информация о квалификации;
• дата оформления с подписью должностного лица;
• печать компании.

Далее, потребуется оформить первые страницы документа. Здесь нужно указать номер записи в первом ряду, дату вступления сотрудника в свои рабочие обязанности во втором разделе, его должность в третьем столбце.

Обратите внимание, что основанием для любых действий по изменению комплектации персонала будет внутренний приказ предприятия. Само собой, его номер и название вы также должны указать в последней графе, идущей сразу за столбцом о занимаемой должности.

 Заполнение трудовых книжек в примерах обязательно поможет предпринимателю ознакомиться с образцовым оформлением этой важной бумаги. 

Учитывайте, что данные положено вносить фиолетовыми, синими либо черными пастами. Причем цифры должны быть арабскими, а сокращения – недопустимы. Само собой, книга заполняется разборчиво и аккуратно, без исправлений и лишних помарок.

Нюансы оформления

Несомненно, любой сотрудник отдела кадров знает все детали ведения правильных записей. Главное, стараться вносить данные, соблюдая точность и аккуратность.

Причем обязательным атрибутом записи о трудоустройстве либо увольнении становится оттиск печати предприятия с указанием его адреса и реквизитов.

Поскольку ИП могут и не использовать штамп, они могут заменить его прописыванием этой информации от руки.

Пример, как следует вести запись в трудовой книжке

Выше уже было отмечено, что все записи об изменениях вносятся исключительно на основании приказов. Причем в тексте необходимо сослаться на этот документ, указав его порядковый номер. Окончательным этапом становится подписание книги работником и должностным лицом, ведущим записи.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Нередки ситуации, когда достойный труд работника может быть отмечен благодарностью от руководства. Другим распространенным случаем считается повышение в должности. Все эти моменты обязательно следует отобразить в книге учета стажа, опять же, ссылаясь на соответствующий документ. Правда, финансовые награждения и премии не потребуют ведения подобных записей.

Немного о правках документа

Еще один момент касается внесений правок на титульной странице. Безусловно, исправления информации в этом документе недопустимо, но, все же, есть некоторые случаи, когда оно будет уместным, например, смена фамилии.

Так, ответственному лицу потребуется просто перечеркнуть данные, указанные в документе ранее, и внести исправления поверх предыдущей записи.

При этом на изнанку обложки непременно следует записать номер документа, ставшего основанием таких изменений.

Вкратце ознакомившись с информацией, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу (образец ООО, ИП вы можете посмотреть в галерее), рассмотрим отдельные тонкости ведения этой важной для сотрудника бумаги. Сегодня для большинства людей частая смена рабочего места не является редкостью.

Поэтому весьма распространенной становится ситуация, когда заканчиваются графы, предназначенные для внесения изменений о нем. Здесь категорически запрещено продлевать записи в непредназначенных для этого разделах.

Правильным решением становится добавление дополнительного элемента – вкладыша.

Образец внесения правок в ошибочно сделанную запись

Не стоит забывать, что любая допущенная вами ошибка при оформлении книги потребует от работника письменного подтверждения вашей оплошности даже после его увольнения.

Поэтому чтобы избежать ненужных проблем, старайтесь внимательно подходить к делу.

Не забывайте, все изменения в информацию, содержащуюся в титульном листе, можно внести лишь после получения от сотрудника официального документа, который сможет опровергнуть изложенное ранее.

Другие важные моменты

Как вы уже знаете, при отсутствии свободного места для отметок в графе о непосредственном рабочем стаже, трудовая книга дополняется вкладышем.

Отметку о его наличии фиксируют либо в конце соответствующего раздела, либо на последней странице самого документа. Также в трудовую потребуется внести пометку, состоящую из номера вкладыша.

Причем это дополнение будет действительно лишь вместе с основным документом.

Когда свободное место в нужном параграфе трудовой книжки заканчивается, ее дополняют вкладышем, делая при этом пометку в основном документе

Изучая образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу, увольнении, пример записи, порядок их внесения и другие важные детали, важно знать, как правильно действовать при потере этого документа работником. Так, сотрудник должен подать специальное заявление о выдаче ему дубликата. На протяжении 15 дней кадровики изготавливают аналог утерянной книжки, просто суммируя предыдущий рабочий стаж. При этом особые пометки (награды и достижения) вписываются полностью в предназначенный для них раздел.

Заводить трудовую книжку на сотрудника нужно после непрерывного посещения им рабочего места в течение пяти дней

Вообще, после регулярного посещения сотрудником вашей компании на протяжении пяти дней, его положено официально оформить.

Правда, иногда случаются прецеденты, когда работник покидает должность сразу по прошествии этого срока, а приказ на его зачисление уже подписан и сделана соответственная запись в трудовой.

Как быть в подобных случаях? Опытные кадровые специалисты говорят, что здесь уместно издать приказ, аннулирующий трудовые отношения с конкретным человеком, и зафиксировать эти данные в трудовой книге сотрудника.

Схема действий при увольнении персонала

Теперь рассмотрим некоторые важные аспекты, касающиеся должного оформления разрыва трудовых контрактов. Эти положения прописаны в ст.77 ТК. Кроме того, некоторую факты об этом содержит и ст.127 там же.

Закон гласит, что последний день нахождения на своей должности работника и будет датой его увольнения. Если персонал уходит по обоюдному согласию сторон либо по собственному желанию, предусмотрены и другие форматы расчета последнего рабочего дня.

Что касается непосредственного отображения информации в документе, запись ведется в установленном порядке, как и при найме.

Только в третьей графе потребуется указать, что сотрудник уволен по конкретной статье, предусмотренной действующим законом. После внесения данных, работодателю следует выдать документ нанимателю.

Если это невозможно сделать при личной встрече, придется выслать бывшему работнику уведомление и выслать книжку почтой.

Невостребованные трудовые книжки положено сохранять в течение двух лет на предприятии, а затем сдавать их в архив

Наконец, все документы, которые остались у бизнесмена, следует сохранять порядка двух лет. Затем их потребуется поместить в архив. Как видите, даже такой, казалось бы, несложный процесс нуждается в достаточно ответственном подходе и знании основ законодательства страны.

Трудовая книжка — очень важный документ для любого человека, поэтому умение правильно ее заполнить будет необходимо для кадровика или руководителя компанииПринимая на работу молодого специалиста, следует правильно заполнить титульный лист трудовойПример, как следует вести запись в трудовой книжкеОбразец внесения правок в ошибочно сделанную записьКогда свободное место в нужном параграфе трудовой книжки заканчивается, ее дополняют вкладышем, делая при этом пометку в основном документеЗаводить трудовую книжку на сотрудника нужно после непрерывного посещения им рабочего места в течение пяти днейНевостребованные трудовые книжки положено сохранять в течение двух лет на предприятии, а затем сдавать их в архивВсе изменения в трудовую книжку вносятся лишь на основании предоставленных работником документов либо внутренних приказов директора компанииПример, как следует вносить правки в титульный лист трудовой книжкиВсе записи, внесенные в трудовую книжку должны быть заверены штампом компании и подписью должностного лица, проводившего оформление документа

Источник: http://vashbiznesplan.ru/bukhgalteriya/oformlenie-trudovoj-knizhki.html